Cara Membuat Laporan Laba Rugi untuk Pengusaha UMKM dan Contohnya

Uang yang terus masuk ke rekening usaha belum tentu menandakan usaha sedang memperoleh keuntungan. Tanpa pencatatan keuangan yang tepat, pengusaha akan sulit membedakan antara pendapatan, biaya, dan laba yang sebenarnya. 

Padahal, tanpa data keuangan yang jelas, pengambilan keputusan usaha sering kali hanya didasarkan pada perkiraan. Kondisi ini dapat membuat pengeluaran tidak terkontrol, keuntungan sulit diukur, hingga menyulitkan pengembangan usaha.

Karena itulah, memahami cara membuat laporan laba rugi menjadi bagian penting dalam manajemen keuangan UMKM. Dengan laporan ini, kamu dapat melihat kondisi keuangan usaha secara lebih objektif dan mengambil keputusan berdasarkan data yang dimiliki.

Lalu, seperti apa laporan laba rugi yang baik dan bagaimana cara menyusunnya? Simak pembahasannya sampai akhir.

Apa Itu Laporan Laba Rugi dan Mengapa Penting Bagi Pengusaha?

Laporan laba rugi adalah laporan keuangan yang menunjukkan seluruh pendapatan dan pengeluaran bisnis selama periode tertentu. Dari laporan ini, kamu dapat mengetahui apakah usaha menghasilkan laba atau justru mengalami rugi setelah seluruh biaya diperhitungkan.

Umumnya, laporan laba rugi disusun pada akhir periode pembukuan, misalnya setiap bulan, triwulan, atau akhir tahun. Bersama neraca dan laporan arus kas, laporan ini menjadi bagian penting dalam pembukuan karena memberikan gambaran menyeluruh mengenai kondisi keuangan perusahaan.

Selain menunjukkan hasil usaha dalam satu periode, laporan laba rugi juga membantu pengusaha menilai apakah keuntungan dapat ditingkatkan melalui peningkatan penjualan, penghematan biaya, atau kombinasi keduanya.

Bagi pengusaha UMKM, laporan laba rugi memiliki banyak manfaat, di antaranya:

- Mengetahui apakah usaha mengalami keuntungan atau kerugian dalam periode tertentu.

- Menjadi bahan evaluasi untuk melihat perkembangan pendapatan dan pengeluaran usaha.

- Membantu menentukan biaya mana yang masih bisa ditekan agar keuntungan meningkat.

- Mempermudah pengusaha mengidentifikasi risiko keuangan sejak dini.

- Menjadi dasar dalam menyusun strategi usaha berdasarkan kondisi keuangan yang sebenarnya.

- Menunjukkan performa usaha kepada investor, mitra usaha, maupun pihak lain yang membutuhkan informasi keuangan.

Apa Saja Komponen pada Laporan Laba Rugi?

Sebelum mulai menyusun laporan laba rugi, kamu perlu memahami setiap komponen yang terdapat di dalamnya. Masing-masing komponen memiliki fungsi yang berbeda dan saling berkaitan untuk menunjukkan hasil akhir berupa laba atau rugi perusahaan.

Berikut penjelasan setiap komponennya:

1. Pendapatan atau Penjualan

Pendapatan merupakan seluruh pemasukan yang diperoleh dari hasil penjualan barang maupun jasa. Komponen ini biasanya ditempatkan di bagian paling atas karena menjadi sumber utama penghasilan perusahaan.

2. Pendapatan Bersih

Pendapatan bersih menunjukkan keuntungan yang diperoleh setelah pendapatan sebelum pajak dikurangi kewajiban pajak penghasilan. Nilai inilah yang menggambarkan hasil akhir yang benar-benar menjadi milik perusahaan.

3. Laba Kotor

Laba kotor diperoleh dari selisih antara pendapatan penjualan dan Harga Pokok Penjualan (HPP). Angka ini menunjukkan keuntungan yang dihasilkan dari aktivitas penjualan sebelum memperhitungkan biaya operasional lainnya.

4. Pendapatan Operasional (EBIT)

Pendapatan operasional atau EBIT (Earnings Before Interest and Taxes) merupakan laba yang dihasilkan dari kegiatan utama perusahaan sebelum dikurangi beban bunga dan pajak. Komponen ini membantu melihat seberapa baik operasional bisnis menghasilkan keuntungan.

Baca juga: 10 Cara Meningkatkan Omzet Penjualan untuk Usaha Mikro

5. EBITDA

EBITDA merupakan singkatan dari Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation, and Amortization. Komponen ini menunjukkan laba sebelum memperhitungkan bunga, pajak, depresiasi, dan amortisasi sehingga sering digunakan untuk menilai kinerja operasional perusahaan secara lebih murni.

6. EBT (Earnings Before Tax)

EBT atau laba sebelum pajak adalah keuntungan perusahaan setelah dikurangi beban bunga, tetapi sebelum dikenakan pajak penghasilan. Nilai ini menjadi tahapan terakhir sebelum diperoleh laba bersih.

7. Harga Pokok Penjualan (HPP)

HPP mencakup seluruh biaya langsung yang dikeluarkan untuk menghasilkan produk atau jasa, seperti bahan baku, tenaga kerja langsung, hingga biaya produksi lainnya. Pada perusahaan jasa, komponen ini sering disebut sebagai cost of sales.

8. Beban Umum dan Administrasi

Komponen ini berisi berbagai biaya operasional yang tidak berhubungan langsung dengan proses produksi, misalnya biaya sewa kantor, gaji karyawan administrasi, asuransi, perjalanan dinas, hingga biaya operasional lainnya.

9. Beban Pemasaran, Periklanan, dan Promosi

Seluruh biaya yang digunakan untuk memasarkan produk atau jasa dicatat pada bagian ini. Contohnya, biaya iklan digital, promosi, pembuatan materi pemasaran, hingga kegiatan yang bertujuan meningkatkan penjualan.

10. Depresiasi dan Amortisasi

Depresiasi merupakan pengalokasian nilai aset berwujud, seperti kendaraan atau mesin, selama masa penggunaannya. Sementara itu, amortisasi digunakan untuk aset tidak berwujud, misalnya hak paten atau merek dagang.

11. Bunga

Laporan laba rugi juga mencatat beban bunga dan pendapatan bunga secara terpisah. Pencatatan ini membantu menunjukkan pengaruh aktivitas pendanaan terhadap keuntungan perusahaan.

12. Pajak Penghasilan

Komponen ini menunjukkan jumlah pajak yang harus dibayar perusahaan berdasarkan laba sebelum pajak. Nilainya dapat terdiri atas pajak yang dibayarkan saat ini maupun kewajiban pajak untuk periode mendatang.

13. Biaya Lainnya

Selain komponen utama, perusahaan juga dapat memiliki biaya lain sesuai karakteristik usahanya. Misalnya, biaya penelitian dan pengembangan, pemeliharaan aset, kerugian akibat selisih kurs, penurunan nilai aset, atau pengeluaran khusus lainnya.

Cara Membuat Laporan Laba Rugi Perusahaan Dagang dan Jasa

Secara umum, cara membuat laporan laba rugi perusahaan jasa dan dagang menggunakan dua metode, yaitu single step dan multiple step. 

Keduanya sama-sama bertujuan menunjukkan hasil akhir berupa laba atau rugi, tetapi cara penyajian setiap komponen keuangannya berbeda. Agar tidak salah memilih format, simak penjelasannya berikut ini:

1. Metode Single Step

Metode single step menyajikan laporan laba rugi dengan format yang sederhana. Seluruh pendapatan dan keuntungan dikelompokkan menjadi satu bagian, sedangkan seluruh beban serta kerugian ditempatkan pada bagian lainnya.

Setelah itu, total pendapatan dikurangi total beban untuk memperoleh laba atau rugi bersih. Karena penyusunannya cukup ringkas, metode ini sering digunakan oleh usaha yang memiliki transaksi sederhana dan tidak terlalu banyak.

Rumus dasar metode single step adalah sebagai berikut.

Laba atau rugi bersih = (Pendapatan + Keuntungan) − (Beban + Kerugian)

Baca juga: Cara Mengelola Modal Pinjaman Usaha Mikro dengan Bijak

2. Metode Multiple Step

Berbeda dengan single step, metode multiple step menyajikan laporan laba rugi secara lebih rinci. Pendapatan dan beban dipisahkan berdasarkan aktivitas operasional dan nonoperasional sehingga kamu dapat melihat sumber keuntungan usaha dengan lebih jelas.

Melalui metode ini, kamu juga dapat mengetahui laba kotor, laba operasional, hingga laba bersih secara bertahap. Oleh karena itu, metode multiple step lebih banyak digunakan oleh perusahaan dagang maupun perusahaan jasa yang memiliki transaksi lebih kompleks.

Secara umum, perhitungannya dilakukan melalui tahapan berikut. 

- Laba kotor = Penjualan bersih − Harga Pokok Penjualan (HPP)

- Laba operasional = Laba kotor − Beban operasional

- Laba bersih = Laba operasional + Pendapatan non operasional − Beban non operasional

Contoh Laporan Laba Rugi Perusahaan Dagang dan Jasa

Setelah memahami cara menyusun laporan laba rugi, kamu dapat melihat contoh penerapannya pada jenis usaha yang berbeda. 

Contoh berikut menggunakan angka sederhana agar lebih mudah dipahami, terutama jika kamu baru mulai menyusun pembukuan usaha.

Contoh Laporan Laba Rugi Perusahaan Dagang

Pada contoh ini, laporan laba rugi menggunakan metode single step karena pencatatannya lebih sederhana. Seluruh pendapatan dijumlahkan terlebih dahulu, kemudian dikurangi seluruh beban untuk memperoleh laba bersih.

Berikut contohnya:

Melalui contoh tersebut, terlihat bahwa seluruh pendapatan dan beban langsung dijumlahkan dalam kelompok masing-masing. Selisih antara total pendapatan dan total beban menjadi laba bersih yang diperoleh usaha selama satu periode.

Contoh Laporan Laba Rugi Perusahaan Jasa

Pada contoh di bawah ini, laporan laba rugi perusahaan jasa menggunakan metode multiple step.  Berikut contohnya:

Dari contoh tersebut, kamu dapat melihat bahwa metode multiple step menyajikan perhitungan secara bertahap, mulai dari laba kotor, laba operasional, hingga laba bersih. Penyajian seperti ini memudahkan pengusaha untuk mengetahui pada bagian mana pengeluaran paling banyak memengaruhi keuntungan usaha.

Cara Membuat Laporan Laba Rugi di Excel

Selain disusun secara manual, laporan laba rugi juga dapat dibuat menggunakan Microsoft Excel. Cara ini cukup praktis karena proses perhitungan dapat dilakukan secara otomatis menggunakan rumus sehingga risiko kesalahan perhitungan menjadi lebih kecil.

Berikut langkah-langkah yang dapat kamu ikuti.

1. Buat Struktur Tabel Laporan Laba Rugi

Langkah pertama adalah menyiapkan tabel yang akan digunakan sebagai tempat pencatatan data keuangan. Kamu dapat membuat beberapa bagian utama, seperti pendapatan, Harga Pokok Penjualan (HPP), beban operasional, dan laba atau rugi bersih.

Setelah struktur tabel selesai, tambahkan kolom nominal pada setiap akun agar data lebih mudah diisi. Susunan tabel yang rapi juga akan memudahkan kamu saat membaca hasil laporan.

2. Gunakan Rumus Dasar Excel untuk Menghitung Total

Setelah seluruh data dimasukkan, gunakan fungsi =SUM() untuk menjumlahkan nilai pada setiap kelompok akun, seperti total pendapatan, total HPP, maupun total beban operasional.

Selanjutnya, hitung laba kotor dengan mengurangi total pendapatan menggunakan total HPP. Setelah itu, kurangi laba kotor dengan total beban operasional untuk memperoleh laba bersih.

Agar hasilnya lebih mudah dipantau, kamu juga dapat memanfaatkan fitur Conditional Formatting. Misalnya, beri warna hijau untuk nilai laba dan warna merah untuk nilai rugi sehingga kondisi keuangan usaha dapat dikenali hanya dengan melihat tabel.

Menyusun laporan laba rugi secara rutin dapat membantu kamu mengetahui kondisi keuangan usaha secara lebih jelas. 

Dari laporan tersebut, kamu bisa mengevaluasi pendapatan, mengendalikan pengeluaran, hingga menentukan strategi yang tepat agar usaha terus berkembang.

Namun, pengelolaan keuangan yang baik juga perlu didukung dengan pengetahuan dan akses pembiayaan yang tepat. 

Jika kamu ingin mengembangkan usaha sekaligus meningkatkan kemampuan dalam mengelola keuangan, PT Permodalan Nasional Madani (PNM) siap Melayani Sepenuh Hati dengan menghadirkan Program Pengembangan Kapasitas Usaha (PKU) sebagai upaya mendukung pemberdayaan usaha ultra mikro dan mikro di Indonesia.

Melalui program ini, nasabah PNM Mekaar dan PNM ULaMM dapat mengikuti berbagai pelatihan, mulai dari pengelolaan keuangan usaha, literasi usaha seperti pengurusan Nomor Induk Berusaha (NIB) dan Sertifikat Halal, hingga pemanfaatan teknologi untuk membuat desain produk dan menjalankan pemasaran digital. 

Dengan begitu, kamu tidak hanya memperoleh akses pembiayaan, tetapi juga pendampingan agar usaha dapat tumbuh secara berkelanjutan.

Tak perlu khawatir, pembiayaan dari PNM bukan merupakan pinjaman online dan telah terdaftar serta berizin resmi di Otoritas Jasa Keuangan (OJK). 

Yuk, daftarkan diri sebagai nasabah PNM Mekaar atau PNM ULaMM di kantor cabang PNM terdekat agar bisa mengikuti berbagai pelatihan dari Program PKU! 

Jangan lupa kunjungi website PNM, Instagram PNM, atau hubungi layanan pelanggan PNM di 1500-654 agar tidak ketinggalan informasi seputar pembiayaan maupun program pendampingannya.

Baca juga: Mengenal Program Pemberdayaan UMKM di PNM Beserta Tujuannya